Hoe ga je hiermee om?
Als zzp’er loop je het risico dat je te maken krijgt met wanbetalers – klanten die jouw factuur te laat of helemaal niet betalen. Hierdoor kun je financieel flink in de problemen komen.
Hoe ga je er als zzp’er mee om als een factuur niet wordt betaald? Hieronder geven we je advies over het voorkomen van en omgaan met niet betalende klanten.
Hoe voorkom je niet betalende klanten?
In de eerste plaats moet je er natuurlijk alles aan doen om te voorkomen dat klanten te laat, of helemaal niet betalen. Dat begint met een heldere, schriftelijke overeenkomst. Geef een heldere beschrijving van hetgeen dat je aanbiedt, inclusief prijs en voorwaarden.
In deze overeenkomst kun je ook afspraken vastleggen omtrent factuurmoment en betalingstermijn. Als je dergelijke aspecten al in je algemene voorwaarden hebt opgenomen, zorg dan dat je die meestuurt met je offerte. Geef daarbij aan dat acceptatie van de offerte, automatisch acceptatie van de algemene voorwaarden betekent en zorg ervoor dat dit altijd schriftelijk gebeurt.
Een tweede aandachtspunt is de factuur zelf. Zorg ervoor dat jouw factuur voldoet aan de gestelde voorwaarden, zoals het vermelden van je bedrijfsgegevens, factuurdatum en de betalingstermijn. Zorg er bovendien voor dat jouw factuur helder en overzichtelijk is, dat voorkomt dat een klant vragen stelt, wat kan leiden tot vertraging in de betaling. Daarnaast helpt het om je facturen digitaal te versturen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een online facturatieprogramma.
Meer tips om niet betalende klanten te voorkomen? Bekijk ook dit artikel met een voorbeeld actieschema voor debiteurenbeheer.
Waarom een factuurprogramma?
Uit onderzoek is gebleken dat een digitale factuur sneller wordt betaald, mede doordat deze programma’s vaak de mogelijkheid bieden om een iDeal- of PayPal-link in je factuur te integreren.
Tot slot is gebleken dat online verstuurde facturen sneller worden betaald. Zeker wanneer je gebruik maakt van slimme facturatie software, waarin je direct een betalingslink kunt verwerken. Je maakt de betalingsafhandeling daarmee een stuk gemakkelijker, zowel voor jou als de klant. Hieronder hebben wij de beste online factuurprogramma’s voor zzp’ers op een rij gezet.
De beste online factuurprogramma’s
Omgaan met niet betaalde factuur voor zzp’ers, een stappenplan
Ondanks bovenstaande voorzorgsmaatregelen, gebeurt het zzp’ers toch regelmatig dat een opdrachtgever niet betaald. Het is dan belangrijk om professioneel te blijven en de volgende stappen te volgen.
- Vriendelijke herinnering
Als na het verstrijken van de uiterste betaaldatum je factuur nog niet is betaald, stuur je een vriendelijke betalingsherinnering. Stel een zakelijke brief op waarin je jouw klant (of opdrachtgever) vriendelijk verzoekt de betaling alsnog zo spoedig mogelijk te voldoen. Met een online factuurprogramma kun je zelfs automatisch betalingsherinneringen versturen.
- Telefonisch contact
Wordt de factuur dan nog steeds niet betaald? Neem dan telefonisch contact op met de opdrachtgever. Ook hier geldt: blijf kalm en zakelijk, dat vergroot je kans op resultaat.
- Tweede betalingsherinnering
Als je de opdrachtgever niet te pakken krijgt, of een mondelinge toezegging wordt niet nagekomen, is het tijd om een tweede betalingsherinnering te sturen. Zorg ervoor dat de toon in de brief professioneel en kalm is. Wel is het aan te raden om je niet betalende klant er in deze brief op te wijzen dat je verdere stappen onderneemt als betaling alsnog uitblijft.
- Incassobureau
Die verdere stappen betreft in eerste instantie het inschakelen van een incassobureau. Je stelt de debiteur in gebreke en laat weten dat je de vordering zult innen met behulp van dwangmiddelen én dat de kosten daarvan voor zijn/haar rekening zullen komen. Per 1 juli 2012 moeten zzp’ers zich houden aan de nieuwe Wet Incassokosten (WIK). Dit houdt in dat je als zzp’er aanmaningskosten in rekening mag brengen van maximaal 15% van het te vorderen bedrag, met een minimum van €40 en een maximum van €6775. In dit bedrag moeten alle kosten zijn opgenomen.
- Rechter
Als ook dat geen resultaat oplevert, blijft er maar één optie over en dat is naar de rechter stappen. Zorg dat je een rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je juridische hulp kunt inschakelen.
Met een goed ingericht factuurproces verklein je de kans dat je een van bovenstaande stappen moet ondernemen. Maak het jezelf als ondernemer niet te moeilijk. Voorkom dat je als zzp’er betalingsherinneringen moet maken en versturen of zelfs aanmaningskosten in rekening moet brengen. Je hebt al een online factuurprogramma vanaf een paar euro per maand.
