Je wilt jouw bedrijf starten en daarvoor je eerste factuur opstellen? Belangrijk, omdat je er daarmee voor zorgt dat er straks geld binnenkomt als jij je diensten of producten hebt geleverd. Maar, waar moet je rekening mee houden en wat komt er bij kijken om dit goed te doen? We zetten de belangrijke voorwaarden voor je op een rij, zodat je zeker weet dat je met de facturen die je stuurt geen flater slaat.
Factuur opstellen: 3 belangrijke voorwaarden
Je wilt een factuur opstellen? Gebruik deze 3 belangrijke voorwaarden om dat goed te doen:
- Voldoe aan de wettelijke eisen
- Maak een overtuigend sjabloon
- Test en vraag om feedback
1. Voldoe aan de wettelijke eisen
Een factuur opstellen? Dat doe je volgens de wettelijke eisen, zoals de Belastingdienst die heeft opgesteld. Dat betekent dat jouw factuur in ieder geval de volgende gegevens moet bevatten:
- Jouw volledige (bedrijfs)naam en die van de klant Tip: je vermeldt de juridische naam. Je mag ook de handelsnaam vermelden, als je die samen met jouw adres bij de Kamer van Koophandel (KVK) hebt geregistreerd.
- Zowel jouw (bedrijfs)adres als dat van de klant Let op: een postbusnummer is niet genoeg, zowel voor jou als voor de klant.
- Jouw btw-identificatienummer Tip: sinds 1 januari 2020 gebruik je het btw-identificatienummer, voor die tijd gebruikte je jouw btw-nummer.
- Het KVK-nummer van jouw bedrijf
- De factuurdatum
- Een uniek factuurnummer Let op: jouw factuurnummers moeten opeenvolgend zijn.
- Een omschrijving van alle goederen of diensten die je hebt geleverd Tip: maak een omschrijving en vermeld hoeveel je ervan hebt geleverd. Bijvoorbeeld uren of in stuks.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief eventuele btw Let op: lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen.
- Het btw-tarief dat je in rekening brengt
- Het btw-bedrag
2. Maak een overtuigend sjabloon
Zelfs met alle verplichte onderdelen op de factuur is die niet automatisch geschikt om te versturen. Het is belangrijk om goed na te denken over het ontwerp dat je daarvoor gebruikt. Het liefst in een sjabloon, waardoor je de factuur niet iedere keer helemaal opnieuw hoeft op te stellen.
Zorg ervoor dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn. En leg extra nadruk op het factuurnummer, het te betalen bedrag en de vervaltermijn. Eventueel in combinatie met jouw rekeningnummer, om aan te geven waar de klant het bedrag naartoe moet overmaken.
Tip: gebruik in het sjabloon om de factuur op te stellen zoveel mogelijk witruimte, rondom de belangrijke onderdelen. Ze zullen op die manier meer opvallen, waarmee je voorkomt dat klanten verkeerde betalingen doen, te laat betalen of andere vragen hebben over de factuur die je opstelt.
3. Test en vraag om feedback
Ga je voor het eerst een factuur opstellen, omdat je net begint met het starten van jouw bedrijf? Het is een goed idee om er daarvan een paar te maken als test. Die je verstuurt aan bekenden in jouw netwerk. Vraag ze om feedback op de factuur, en of het ze allemaal duidelijk is.
Tip: ken je een aantal anderen met een eigen bedrijf of die werkzaam zijn op een financiële afdeling? Vraag hen naar hun beoordeling. Zij hebben veel ervaring met facturen van andere bedrijven en weten hoe daar in de praktijk mee wordt omgegaan. Om het meteen goed te doen en niet in de typische valkuilen te trappen.
Let op: pas je factuur aan op basis van de feedback. Maar, houd rekening met de verplichte elementen en de tips voor het sjabloon. Om de belangrijke delen meer op te laten vallen, waarmee je voorkomt dat er onduidelijkheden ontstaan.
Factuur opstellen: online boekhoudprogramma
Wil je een goede factuur opstellen en daar zelf mee aan de slag? Het is een belangrijke volgende stap, als je de bedrijfsadministratie opstart. En er daarmee voor zorgt dat je de inkomsten en uitgaven bij kunt gaan houden.
Zodat je precies weet wat eruit gaat en wat er aan de andere kant in komt. Of wat erin zou moeten komen, omdat je daarvoor de belangrijke facturen verstuurt. Aan klanten die je zo duidelijk mogelijk wilt aangeven wat je hebt geleverd en welke kosten je daarvoor in rekening brengt. Om de factuur vlot te laten voldoen.
Tip: gebruik je een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk? Je kunt in de begeleidende tekst bij de factuur een knop voor iDeal toevoegen. Dat maakt het klanten veel makkelijker om te betalen, inclusief alle belangrijke gegevens en met precies het juiste bedrag. Dat voorkomt fouten en bespaart veel kostbare tijd, zowel voor jou als voor de klant.
Een factuur opstellen hoeft niet moeilijk te zijn, als je daarvoor de bovenstaande tips gebruikt. Voor een duidelijk sjabloon en met alle verplichte onderdelen. Om niets aan het toeval over te laten en zeker te weten dat jouw klant snel het juiste bedrag naar je overmaakt. Als je start met jouw bedrijf of als je juist al jaren zakendoet en dit goed wil (blijven) doen.
